Protocol procesafspraken (de-)selecteren en conserveren

In dit document zijn de procesafspraken vastgelegd van de wijze waarop in Zeeland omgegaan wordt met het proces van (de-) selectie en conservering van archeologisch vondstmateriaal. Het document is gebaseerd op de Kwaliteitsnorm Nederlandse Archeologie (KNA) Landbodems, versie 4.1.

In dit document zijn taken en acties beschreven die door de Erfgoed Zeeland als depotbeheerder van het Zeeuws Archeologisch Depot (ZAD) worden uitgevoerd namens de depothouder Provincie Zeeland in het kader van het proces van (de-)selectie en conservering van archeologische vondsten.

Contactmoment 1 - opstellen Programma van Eisen (PvE)

Toelichting

Wanneer een PvE is goedgekeurd en ondertekend/geparafeerd door de opdrachtgever, de bevoegde overheid en de andere in het PvE vermelde belanghebbenden wordt het definitieve PvE door de uitvoerder per email en vóór aanvang van het onderzoek, ter kennisgeving naar de depothouder (/eigenaar) gestuurd. Voor Zeeland wordt het PvE toegezonden aan depot@erfgoedzeeland.nl. De depotbeheerder neemt het PvE voor kennisgeving aan door het PvE te paraferen. Accounthouders voor dit e-mailadres zijn de depotbeheerder van Erfgoed Zeeland en twee adviseurs archeologie van Erfgoed Zeeland.

Tijdsduur reactie

• Uitvoerder ontvangt binnen vijf werkdagen een ontvangstbevestiging.

Actie Erfgoed Zeeland

• Contactpersoon is de depotbeheerder van Erfgoed Zeeland;
• Depotbeheerder Erfgoed Zeeland slaat digitaal PvE op in daarvoor bestemde mappen (per jaar);
• Depotbeheerder Erfgoed Zeeland neemt kennis van PvE;
• Depotbeheerder Erfgoed zeeland stuurt binnen vijf werkdagen een ontvangstbevestiging vanuit depot@erfgoedzeeland.nl; de ontvangstbevestiging wordt cc verzonden aan de adviseurs archeologie en de betreffende gemeentelijk adviseur van het Oosterschelderegio Archeologisch Samenwerkingsverband (OAS) de Walcherse Archeologische Dienst (WAD), de gemeente Schouwen-Duiveland, de Zeeuws Vlaamse gemeenten of de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE);
• Bij afwezigheid van de depotbeheerder wordt deze vervangen door een van de adviseurs archeologie van Erfgoed Zeeland;
• In voorkomende afwijkende gevallen wordt gehandeld in lijn met bovenstaande en naar bevind van zaken.

Overlegmoment 2 - selectie veldwerk onvoorzien/onverwacht

Toelichting

Overleg bij onvoorziene/onverwachte omstandigheden t.a.v. aangetroffen vondstmateriaal
Wanneer de in het veld aangetroffen vondsten (hoeveelheden, soorten materialen, soorten objecten en/of dateringen en conservering) significant afwijken van het PvE, is overleg nodig tussen bevoegd gezag, opdrachtgever en depothouder (/eigenaar) op aangeven van de uitvoerder. Er vindt een overleg plaats tussen de depothouder, de opdrachtgever en de bevoegde overheid. De depothouder maakt zijn wensen over selectie-deselectie van het onvoorziene materiaal kenbaar aan de bevoegde overheid en opdrachtgever. Zo nodig komt ook de omgang met daarmee gemoeide eventuele extra kosten aan bod. De uitvoerder van het onderzoek wordt over de uitkomsten van het overleg geïnformeerd door de bevoegde overheid. Zo nodig informeert de depothouder (/eigenaar) tevens de depotbeheerder. NB: de depothouder (eigenaar) gaat niet over het onderzoek (opgraving) zelf, zoals nieuwe of gewijzigde onderzoeksvragen.

Tijdsduur reactie

• Reacties t.a.v. wel/niet meenemen (naar tussendepot uitvoerder) bij overlegmoment 2 is twee werkdagen c.q. binnen 48 uur op werkdagen vanaf het moment van aantoonbaar melden/persoonlijk contact met/bij de depothouder (eigenaar). Bij uitblijven van een reactie binnen de afgesproken termijn mogen de overige partijen beslissen of zij het materiaal wel/niet uit het veld meenemen.

Er geldt een termijn van zes weken i.v.m. overleg en besluitvorming bevoegde overheid en depothouder (/eigenaar) m.b.t. wel/niet deponeren (en conserveren) van de onverwachte/onvoorziene vondsten.

Actie Erfgoed Zeeland

• Contactpersoon is de adviseur archeologie van Erfgoed Zeeland;
• Adviseur archeologie Erfgoed Zeeland neemt kennis van probleem via telefoon of depot@erfgoedzeeland.nl en van PvE;
• Bij PvE goedgekeurd door een gemeente c.q. gemeentelijk adviseur (OAS, WAD, gemeente Schouwen-Duiveland en Zeeuws Vlaamse gemeenten): adviseur archeologie Erfgoed Zeeland overlegt met gemeentelijk adviseur of contactpersoon gemeente en depotbeheerder Erfgoed Zeeland over wensen depot;
• Bij PvE goedgekeurd door Provincie Zeeland: adviseur archeologie Erfgoed Zeeland overlegt met contactpersoon archeologie Provincie Zeeland en depotbeheerder Erfgoed Zeeland over wensen depot;
• Bij PvE van of goedgekeurd door de RCE: adviseur archeologie Erfgoed Zeeland overlegt met contactpersoon RCE en depotbeheerder Erfgoed Zeeland over wensen depot;
• Depothouder Provincie Zeeland wordt altijd geïnformeerd over het probleem en de van toepassing zijnde specifieke vraagstelling en wensen depot; eventueel wordt gevraagd deel te nemen in het te volgen overleg met (opdrachtgever en) bevoegd gezag;
• Adviseur archeologie Erfgoed Zeeland stelt opdrachtgever en bevoegd gezag binnen de reactietermijn op de hoogte van wensen depot betreffende wel/niet meenemen betreffend vondstmateriaal;
• Adviseur archeologie Erfgoed Zeeland consulteert depothouder Provincie Zeeland t.a.v. financiële en mogelijke andere consequenties. Beslissingen van Provincie Zeeland in deze worden genomen door hoofd Ruimte van de Provincie Zeeland of de vervanger van deze;
• Adviseur archeologie Erfgoed Zeeland neemt, eventueel met vertegenwoordiger van depothouder Provincie Zeeland, deel aan het overleg van opdrachtgever en bevoegd gezag. Van het overleg wordt door adviseur archeologie Erfgoed Zeeland of conform PvE kort verslag opgemaakt. Dit verslag dient te worden opgenomen in het definitieve evaluatierapport;
• Adviseur archeologie Erfgoed Zeeland koppelt de resultaten van het overleg terug naar depotbeheerder Erfgoed Zeeland, depothouder Provincie Zeeland en betreffende gemeentelijk adviseur of contactpersoon gemeente, Provincie Zeeland of RCE;
• Bij afwezigheid van adviseur archeologie Erfgoed Zeeland vindt vervanging plaats door andere adviseur archeologie Erfgoed Zeeland;
• In voorkomende afwijkende gevallen wordt gehandeld in lijn met bovenstaande en naar bevind van zaken.

Overlegmoment 3 - selectierapport

Toelichting

Bij evaluatie/uitwerking (fase 2): voorleggen (de)selectierapport
De (de)selectierapporten die tijdens de evaluatiefase opgesteld worden (KNA 4.1, OS13) en de conserveringsrapporten (KNA 4.1, OS 16) die tijdens en/of na de evaluatiefase opgesteld worden (hetzij als onderdeel van het evaluatierapport, hetzij als losse rapporten) dienen altijd aan de depothouder ter goedkeuring voorgelegd. Dit kan door de betreffende contactpersoon aan te laten sluiten bij het overlegmoment tussen uitvoerder, opdrachtgever en bevoegd gezag of per e-mail.

Tijdsduur reactie

• (De)selectierapporten: maken afspraak overleg, direct/maximaal drie werkdagen; afhandeling verzoek deselectie, maximaal 15 werkdagen. Bij uitblijven reactie kan het werk zonder goedkeuring doorgang vinden.

Actie Erfgoed Zeeland

• Contactpersoon is de adviseur archeologie van Erfgoed Zeeland;
• Adviseur archeologie Erfgoed Zeeland ontvangt evaluatie- of (de-)selectierapport via depot@erfgoedzeeland.nl brengt de depotbeheerder Erfgoed Zeeland hiervan op de hoogte. Het rapport bevat ook informatie over de hoeveelheden aan te leveren vondsten (totalen aantallen en gewicht) per materiaalcategorie. Deselectie van vondsten en monsters wordt in het rapport beargumenteerd en onderbouwd;
• Ook in het geval het bevoegd gezag akkoord gaat met het niet opstellen van een evaluatierapport, bij weinig sporen of vondsten, wordt een (de)selectierapport opgesteld met daarin de aan te leveren hoeveelheden vondsten (totalen aantallen en gewicht) per materiaalcategorie. Deselectie van vondsten en monsters wordt in het rapport beargumenteerd en onderbouwd;
• Adviseur archeologie Erfgoed Zeeland slaat rapport op in de daarvoor bestemde mappen per jaar;
• Bij (de)selectie en PvE goedgekeurd door gemeente of gemeentelijk adviseur: adviseur archeologie Erfgoed Zeeland bespreekt, indien nodig, (de)selectie met betreffende gemeentelijk adviseur of contactpersoon van de OAS, de WAD, gemeente Schouwen-Duiveland of gemeenten Zeeuws Vlaanderen en de depotbeheerder Erfgoed Zeeland;
• Bij PvE goedgekeurd door Provincie Zeeland: adviseur archeologie Erfgoed Zeeland bespreekt, indien nodig, (de)selectie met contactpersoon archeologie Provincie Zeeland en depotbeheerder Erfgoed Zeeland;
• Bij PvE van of goedgekeurd door RCE: adviseur archeologie Erfgoed Zeeland bespreekt, indien nodig, (de)selectie met contactpersoon RCE en depotbeheerder Erfgoed Zeeland;
• Indien specifieke omstandigheden vanuit het opzicht van het depot dit vereisen wordt depothouder Provincie Zeeland geïnformeerd, wordt er overleg gevoerd over standpunt depot en gevraagd deel te nemen in overleg met uitvoerder, opdrachtgever en bevoegd gezag;
• Adviseur archeologie Erfgoed Zeeland sluit in specifieke omstandigheden aan bij het overleg van uitvoerder, opdrachtgever en bevoegd gezag. Van het overleg wordt door uitvoerder of conform PvE verslag opgemaakt dat wordt opgenomen in het evaluatierapport en waarvan de uitkomsten worden verwerkt in het definitieve evaluatierapport en het definitieve rapport;
• Adviseur archeologie Erfgoed Zeeland zendt de resultaten van het overleg terug naar depotbeheerder, de Provincie Zeeland en betreffende gemeentelijk adviseur of contactpersoon van de OAS, de WAD, de gemeente Schouwen-Duiveland, gemeenten Zeeuws Vlaanderen of RCE;
• Wanneer er beslissingen genomen moeten worden met financiële of andere consequenties vindt nader overleg plaats met Provincie Zeeland. Beslissingen van Provincie Zeeland worden genomen door hoofd Ruimte van de Provincie Zeeland of de vervanger van deze;
• Adviseur archeologie Erfgoed Zeeland reageert schriftelijk binnen de gestelde termijnen en zendt reactie cc aan de betrokken personen;
• Bij afwezigheid van adviseur archeologie Erfgoed Zeeland vindt vervanging plaats door andere adviseur Erfgoed Zeeland;
• In voorkomende afwijkende gevallen wordt gehandeld in lijn met bovenstaande en naar bevind van zaken.

Overlegmoment 4 - conserveringsrapport

Toelichting

Voorafgaand aan deponering: voorleggen conserveringsrapport
De conserveringsrapporten met bijbehorende overdrachtsformulieren (KNA 4.1, OS 16) die tijdens en/of na de evaluatiefase opgesteld worden, dienen altijd aan de depothouder ter goedkeuring te worden voorgelegd. Dit kan door de betreffende rapporten voorafgaand aan de voorgenomen deponering per email toe te zenden aan de depotbeheerder van Erfgoed Zeeland.

Tijdsduur reactie

• Conserveringsrapporten: maximaal 15 werkdagen na ontvangst van het rapport.

Actie Erfgoed Zeeland

• Contactpersoon is de depotbeheerder van Erfgoed Zeeland;
• Depotbeheerder Erfgoed Zeeland ontvangt conserveringsrapport via depot@erfgoedzeeland.nl;
• Depotbeheerder Erfgoed Zeeland slaat conserveringsrapport(en) in de daarvoor bestemde mappen (per project);
• Eventuele problemen worden gesignaleerd door depotbeheerder Erfgoed Zeeland;
• Bij problemen betreffende conservering en PvE goedgekeurd door gemeente of gemeentelijk adviseur van de OAS, de WAD, de gemeente Schouwen-Duiveland, gemeenten Zeeuws Vlaanderen, Provincie Zeeland of de RCE: depotbeheerder bespreekt problemen met de adviseur of contactpersoon archeologie van betreffende voornoemde instantie en eventueel de adviseur archeologie Erfgoed Zeeland;
• Indien specifieke omstandigheden vanuit het opzicht van het depot dit vereisen wordt depothouder Provincie Zeeland geïnformeerd, wordt er overleg gevoerd over standpunt depot en gevraagd deel te nemen in overleg met uitvoerder, opdrachtgever en bevoegd gezag;
• Depotbeheerder Erfgoed Zeeland sluit in specifieke omstandigheden aan bij het overleg van uitvoerder, opdrachtgever en bevoegd gezag. Van het overleg wordt door uitvoerder of conform PvE verslag opgemaakt waarvan de uitkomsten worden opgenomen in het evaluatierapport en het standaardrapport;
• Depotbeheerder zendt de resultaten van het overleg terug naar de adviseur archeologie, de Provincie Zeeland en betreffende gemeentelijk adviseur of contactpersoon van de OAS, de WAD, de gemeente Schouwen-Duiveland, gemeenten Zeeuws Vlaanderen of RCE;
• Wanneer er beslissingen genomen moeten worden met financiële of andere consequenties vindt nader overleg plaats met Provincie Zeeland. Beslissingen van Provincie Zeeland worden genomen door hoofd Ruimte van de Provincie Zeeland of de vervanger van deze;
• Depotbeheerder reageert schriftelijk binnen de gestelde termijnen en zendt reactie cc aan de betrokken personen;
• Bij afwezigheid van de depotbeheerder Erfgoed Zeeland vindt vervanging plaats door een van de adviseurs archeologie Erfgoed Zeeland;
• In voorkomende afwijkende gevallen wordt gehandeld in lijn met bovenstaande en naar bevind van zaken.

19 september 2018 - PROZA